Fundargerð aðalfundar 2014

Dagskrá skv. fundarboði: 

1. Skýrsla stjórnar fyrir árið 2013
2. Ársreikningar 2013 lagðir fram
3. Umræða um liði 1 og 2
4. Fjárhagsáætlun fyrir komandi starfsár, 2015
5. Umræður um fjárhagsáætlun
6. Kjörinn löggiltur endurskoðandi
7. Kjörnir tveir skoðunarmenn ársreikninga og jafnmargir til vara
8. Tillögur að breytingu á stofnsamþykkt byggðasamlagsins
9. Stutt erindi tengt starfi heilbrigðisnefndar
10. Önnur mál

Fundarmenn:
Valdimar O. Hermannsson, formaður heilbrigðisnefndar, Fjarðabyggð
Árni Kristinsson, varaformaður heilbrigðisnefndar, Fljótsdalshérað
Lilja Kristjánsdóttir, Vopnafjarðarhreppur
Bjarni Sveinsson, Borgarfjarðarhreppur
Elvar Snær Kristjánsson, Seyðisfjarðarkaupstaður
Eiður Ragnarsson, Fjarðabyggð
Guðmundur Elíasson, Fjarðabyggð
Andrés Skúlason, Djúpavogshreppur
Kristján Ingimarsson, Djúpavogshreppur
Björn Ingi Jónsson, Hornafjörður
Hákon Hansson, Breiðdalshreppur, HAUST
Helga Hreinsdóttir, frkvstj. HAUST
Leifur Þorkelsson; HAUST
Júlía Siglaugsdóttir, HAUST
Dröfn Svanbjörnsdóttir, HAUST
Jóna Árný Þórðardóttir, framkvæmdastjóri Austurbrúar

Valdimar O. Hermannsson, formaður heilbrigðisnefndar, setti fund og bauð fundarmenn velkomna.

Valdimar fól Jónu Árnýju Þórðardóttur, framkvæmdastjóra Austurbrúar fundarstjórn og starfsmönnum HAUST fundarritun og bað þessa aðila að taka til starfa.

Fundarstjóri óskaði eftir upplýsingum um hverjir færu með umboð og atkvæðisrétt fyrir sveitarfélögin skv. tilnefningum til HAUST ýmist með kjörbréfum eða tölvupósti. 

Tafla yfir fjölda atkvæða og nöfn fulltrúa sveitarfélaga á aðalfund HAUST 2014:

Fundarstjóri bað síðan aðra fundarmenn að kynna sig og var það gert.  Síðan var gengið til dagskrár skv. fundarboði.

1.  Skýrsla stjórnar

Valdimar O. Hermannsson, formaður heilbrigðisnefndar, flutti skýrslu stjórnar.  Skýrslan fylgir fundargerðinni.

2.  Ársreikningar 2012 lagðir fram 

Helga Hr., framkvæmdastjóri, kynnti ársreikningana. Reikningarnir voru endurskoðaðir af KPMG og áritaðir af skoðunarmönnum.  Reikningarnir hafa einnig verið lagðir fyrir heilbrigðisnefnd á fundi 25.6.2014 og þá afgreiddir til aðalfundar.

Helstu niðurstöðutölur ársreiknings 2013 eru sem hér segir (í þúsundum króna):

Tekjur umfram áætlun voru rúmar 6 milljónir og eru vegna sértekna sem HAUST hefur aflað.  Aðallega er um að ræða endurgreiðslur vegna kostnaðar við sýnatökur, sem voru umfram áætlun eða vanáætlaðar, en einnig auknar tekjur vegna leyfisvinnslu umfram áætlun og vegna sérverkefna á Norðurlandi eystra að ósk Umhverfisstofnunar.  Tekjur af eftirlitsgjöldum og íbúaframlögum voru í samræmi við áætlun.

Gjöld umfram áætlun voru um tvær milljónir.  Þar er um að ræða aukinn kostnað við rannsóknir sýna (sem þá einnig skilar auknum tekjum).  Einnig er funda- og ferðakostnaður, dagpeningar o.þ.h. umfram áætlun samfara auknum fjölda námskeiða og funda hjá samræmingarstofnunum á ný eftir að hafa verið mjög skorinn við nögl frá árinu 2008. Má segja að ástandið sé að nálgast það að verða eðlilegt.  Annar rekstarkostnaður  var samtals innan áætlunar.

3.Umræða um liði 1 og 2 skýrslu stjórnar og ársreikninga 2013

Til máls tóku:  Andrés, Helga, Leifur, Eiður, Valdimar og Jóna Árný
Skýrsla stjórnar fyrir árið 2013 var borin undir atkvæði og samþykkt samhljóða
Ársreikningar fyrir árið 2013 voru bornir undir atkvæði og samþykktir samhljóða

4. Fjárhagsáætlun fyrir komandi starfsár 2015

Leifur Þorkelsson fylgdi fjárhagsáætluninni úr hlaði. 
Drög að fjárhagsáætlun 2015 voru til umfjöllunar á fundi heilbrigðisnefndar þann 3.9.2014. Á þeim fundi voru drögin samþykkt til afgreiðslu á aðalfundi:
Gert er ráð fyrir

• Að gjaldskráin sem var samþykkt árið 2011 og breytt lítillega á aðalfundi 2014 verði óbreytt
• Að sumarstarfsmaður verði í fullu starfi allt árið 2015 til að leysa af í fæðingarorlofi og launalausu leyfi
• Að húsaleiga hækki allnokkuð
• Að taprekstri verði mætt með því að ganga á sjóði HAUST.

Helstu niðurstöðutölur tillögu að fjárhagsáætlun 2015 eru sem hér segir, til samanburðar eru fjárhagsáætlun 2014 og ársreikningur 2013.

5. Umræður um lið 4, fjárhagsáætlun 2015

Til máls tóku: Valdimar, Helga og Andrés
Drög að fjárhagsáætlun 2015 voru borin undir atkvæði og samþykkt samhljóða.

6. Kjörinn löggiltur endurskoðandi

Á aðalfundi 2011 bárust tilboð frá tveim endurskoðunarfyrirtækjum.  KPMG bauð lægra og var samþykkt að nota þeirra þjónustu. 
Tillaga er um að óska áfram þjónustu frá sama fyrirtæki.
Tillagan lögð fram og samþykkt samhljóða.

7. Kjörnir tveir skoðunarmenn ársreikninga og jafnmargir til vara

Tillaga er um að kjósa enn sömu skoðunarmenn reikninga og verið hafa, þ.e.
Ástu Halldóru Guðmundsdóttur, fjármálastjóra Sveitarfélagsins Hornafjarðar og Stefán Bragason, starfsmanna- og skrifstofustjóra Fljótsdalshéraðs. 
Lagt er til að varamenn verði Gunnþórunn Ingólfsdóttir, oddviti Fljótsdalshrepps eins og verið hefur og að Jón Þórðarson, sveitarstjóri Borgarfjarðarhrepps taki við af Páli Baldurssyni sem brátt lætur af störfum sem sveitarstjóri Breiðdalshrepps. –
Tillagan lögð fram og samþykkt samhljóða

8. Tillaga um breytingar á stofnsamningi

Samþykkt var að taka til umræðu tillögur að breytingu á stofnsamningi.

Helga gerði grein fyrir tillögum á breytingu á greinum 12 og 14 í og um þær spunnust nokkrar umræður,

Til máls tóku: Hákon, Helga, Eiður, Björn, Valdimar, Leifur, Árni, Kristján, Júlía, Lilja, Jóna Árný, Bjarni og Elvar.
Að loknum umræðum voru gerðar lítilsháttar orðalagsbreytingar á tillögunum og samþykkt samhljóða að bera þær undir atkvæði.
Tillaga um breytingu á 12. grein samþykkt samhljóða.
Tillögur um breytingar á 14.grein samþykktar samhljóða.   

Í kjölfar samþykktarinnar eru greinarnar orðnar þannig (áorðnar breytingar eru með rauðum lit):

Grein 12:
Fundi í heilbrigðisnefndinni skal halda svo oft sem þurfa þykir og boða til þeirra með dagskrá a.m.k. þremur dögum fyrir fund. Orðið "nefnd" í samþykktum þessum lesist því einnig sem "stjórn" eftir því sem við á. Nefndarlaun svo og ferða- og uppihaldskostnaður v/ funda greiðist af rekstrarfé HAUST. Nefndarfundur er ályktunarhæfur ef a.m.k. fjórir af sex atkvæðisbærum nefndarmönnum mæta til fundar, hvort sem um er að ræða staðbundinn fund, símafund eða fjarfund, enda hafi verið boðað til hans með löglegum hætti.  Falli atkvæði jöfn við atkvæðagreiðslu í stjórn hefur atkvæði formanns aukið vægi.  Nefndinni er ekki heimilt að skuldbinda HAUST fjárhagslega, né heldur á neinn hátt að skuldbinda aðildarsveitarfélögin fjárhagslega umfram samþykkta fjárhagsáætlun. Ekki er þörf á að samþykktir nefndarinnar séu staðfestar af sveitarstjórnum, svo fremi að þær séu innan ramma fjárhagsáætlunar stofnunarinnar, í samræmi við starfssvið HAUST og settar fram í þess nafni. 

Grein 14:
Framkvæmdastjóri skal framfylgja ákvörðunum sem teknar eru á fundum nefndarinnar og auk þess stjórna eftirliti með þeim málaflokkum er falla undir nefndina í samræmi við lög og reglugerðir.
Milli funda er starfsmönnum heimil afgreiðsla mála, svo sem umsóknir um starfsleyfi, umsagnir o.þ.h. þar sem skilyrðum laga og reglna er fullnægt.  Formaður heilbrigðisnefndar ásamt varaformanni og framkvæmdastjóra eða hans staðgengli mynda framkvæmdaráð og er þeim heimil vinna að framvindu mála milli nefndarfunda, séu þeir sammála.  Fullnaðarafgreiðsla mála fer fram á löglega boðuðum fundum heilbrigðisnefndar.
Fundargerðir skulu færðar í tölvu. Ef nefndarfundur er haldinn símleiðis eða í fjarfundabúnaði skal senda fundarmönnum drög að fundargerð í tölvupósti og tekur fundargerðin gildi þegar meirihluti nefndarmanna hefur staðfest samþykki sitt með tölvupósti. Fundargerðir skulu undirritaðar af fundarmönnum eins fljótt og auðið er. 
Fundargerðir HAUST skulu sendar nefndarmönnum, aðildarsveitarfélögum og öðrum er nefndin ákveður.

9. Stutt erindi tengt starfi heilbrigðisnefndar

Júlía Siglaugsdóttir flutti erindi um opin leiksvæði og leiktæki.  Glærur með erindinu fylgja fundargerðinni.
Til máls tóku: Andrés, Júlía, Helga, Jóna Árný, Kristján, Dröfn, Björn og Árni   

10. Önnur mál

a)   Helga Hreinsdóttir framkvæmdarstjóri HAUST vakti athygli á því að Ólafur Hr.Sigurðsson og Sigurlaug Gissurardóttir láta nú af störfum í Heilbrigðisnefnd eftir áralanga setu.  Sigurlaug hefur átt sæti í heilbrigðisnefnd í tvö kjörtímabil og Ólafur í þrjú kjörtímabil auk þess að gegna formennsku í nefndinni eitt kjörtímabilanna.  Báðum þessum nefndarmönnum er þakkað faglegt og gott starf fyrir nefndina.
Valdimar O. Hermannson lætur nú einnig af störfum í heilbrigðisnefnd eftir að hafa gengt formennsku í nefndinni undanfarin átta ár auk þess að hafa gegnt formennsku í Samtökum Heilbrigðiseftirlitssvæða á árunum 2006-2011. Helga færði Valdimar blómvönd sem þakklætisvott og þakkaði honum óeigingjarnt starfs í þágu Heilbrigðisnefndar Austurlands.

b)   Valdimar O. Hermannsson, fráfarandi formaður þakkaði samstarf í heilbrigðisnefndinni og starfsmönnum fyrir fagleg vinnubrögð.

c)    Helga greindi frá verkefnum sem falla til hjá starfsmönnum heilbrigðiseftirlits vegna eldgoss í Holuhrauni og atriðum sem fram komu á almannavarnafundi með sýslumönnum Eskifjarðar og Seyðisfjarðar í gær.

Til máls tóku: Helga, Björn Ingi, Andrés, Hákon, Elvar og Eiður

Fundarstjóri þakkað góða þátttöku fundarmanna og gaf Eiði Ragnarssyni, nýjum formanni orðið.

Eiður kvaðst hlakka til starfs með nýrri heilbrigðisnefnd og sleit fundi kl 15:05.

Að lokum var boðið til kaffidrykkju í veitingastaðnum Hjá Marlín.

Fundargerðina staðfesta:

Jóna Árný Þórðardóttir, fundarstjóri
Leifur Þorkelsson, fundarritari

Fulltrúar á aðalfundi 2014 talið frá vinstri Björn Ingi Jónsson,Leifur Þorkelsson, Elvar Snær Kristjánsson, Bjarni Sveinsson, Júlía Siglaugsdóttir, Valdimar O. Hermannsson, Árni Kristinsson, Kristján Ingimarsson, Eiður Ragnarsson, Andrés Skúlason, Hákon Hansson, Jóna Árný Þórðardóttir, Helga Hreinsdóttir, Lilja Kristjánsdóttir, Dröfn Svanbjörnsdóttir Á myndina vantar Guðmund Elíasson.